Spesen an den Kunden weiterverrechnen
Unternehmensberater sind oft im In- und Ausland unterwegs und verursachen dadurch beträchtliche Spesen, welche dem Kunden vorwiegend separat verrechnet werden. Die Verrechnung der zusätzlichen Auslagen können mit den folgenden Methoden angewendet werden.
- Weiterverrechnung von Kosten an den Kunden
- Durchlaufende Posten
Weiterverrechnung von Kosten an den Kunden
Bei dieser Methode werden die Spesen üblicherweise einzeln in der Kundenrechnung ausgewiesen. Sie gelten dabei als Produktionskosten der eigenen Leistung, somit werden diese als Inputkosten für die eigene Dienstleistungserstellung behandelt. Dazu können Ausgaben wie Verpflegung, Hotel oder Reisekosten zählen.
Da diese Ausgaben im direkten Zusammenhang mit den Leistungen der Unternehmensberatung stehen, werden sie als solche ausgestellt und bezahlt. Was dabei zu beachten ist, sind die 7.7% MwSt. da die erbrachte Leistung des Beraters der Mehrwertsteuer unterliegt. Obwohl die Spesen separat weiterverrechnet werden, muss der Gesamtbetrag der Dienstleistung mit MWST abgerechnet werden. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die Kosten im Ausland entstanden sind und eigentlich nicht MWST pflichtig sind. Dabei spielt die Höhe des MWST Satzes keine Rolle. Diese Anwendung wirkt im ersten Moment etwas verwirrend, jedoch wurde sie von der Eidgenössischen Steuerverwaltung in der MWST Info explizit so kommuniziert.
Zum Entgelt gehört der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden. Dies können beispielsweise sein:
– Auslagen für Reisen, Verpflegung, Unterkunft, usw., selbst wenn diese im Ausland angefallen sind.
(Quelle: MWST-Info 07, «Steuerbemessung und Steuersätze», ESTV, Januar 2010)
Durchlaufende Posten
Nebst der Weiterverrechung von Kosten an den Kunden kann auch die Methode der durchlaufenden Posten (DuPo) eingesetzt werden. Viele Berater greifen gerne darauf zurück, setzen diese aber ungenügend um. Die Eidgenössische Steuerverwaltung hat den Gebrauch der Methode klar geregelt. Der Artikel 24 Abs. 6, Ziff. b. im MWSTG erläutert die Leistungen, die nicht in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden dürfen und so steuerbefreit sind.
Es wird nur der Bruttopreis des Drittdienstleisters, den der Berater selbst in Vorkasse bezahlt hat, verrechnet. Zudem besagt Artikel 24 Abs. 6, Ziif. B., MWSTG: «Beträge, welche die steuerpflichtige Person von der die Leistung empfangenden Person als Erstattung der in deren Namen und für deren Rechnung getätigten Auslagen erhält, sofern sie diese gesondert ausweist (durchlaufende Posten)».
Verbuchung der Spesen
Die Spesenrechnungen werden auf die Kundenfirma ausgestellt und müssen separat oder gar in einer eigenen Rechnung aufgeführt werden. Da die Belege dem Kunden ausgehändigt werden, dürfen die Spesen beim Berater nicht als Aufwand verbucht werden. Ebenso kann der Berater die Rückvergütung des Kunden nicht als Ertrag buchen. Um die Spesen und die Rückvergütung auszugleichen, sollten sie auf ein Durchlaufkonto verbucht werden. Dabei darf die MwSt. weder als Vorsteuer noch Umsatzsteuer beim Berater berücksichtigt werden. Im besten Fall gleicht sich dieses Konto Ende Jahr jeweils aus.
Wird Online ein Flugticket gebucht, ist es schwierig dies der Kundenfirma in Rechnung zu stellen. Für Hotelübernachtungen, welche über einen kundenfreundlichen Service verfügen, sollte das kein Problem sein. Klassiker für durchlaufende Posten sind öffentliche Gebühren, Gerichtsgebühren, Zollgebühren und Reisespesen.
